Polityka prywatności

Dokument dotyczy serwisu Fundacji HelpTana obejmującego domenę helptana.org oraz jej subdomeny. Nie jest jeszcze regulaminem ani polityką odrębnego sklepu internetowego.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Fundacja HelpTana, z siedzibą w Krakowie, KRS 0001186865, NIP 6783229494, REGON 542367850. Kontakt w sprawach danych osobowych: help@helptana.org.

Potwierdzony adres siedziby Fundacji: os. Oświecenia 9/82A, 31-635 Kraków, Polska. Kontakt w sprawach korespondencji: help@helptana.org.

2. Kategorie danych i źródła

• Treść korespondencji i podane przez nadawcę dane kontaktowe, gdy osoba napisze do Fundacji lub skorzysta z odnośnika e-mail.
• Informacje techniczne związane z obsługą połączenia i bezpieczeństwem serwisu, np. adres IP, data i czas żądania oraz parametry urządzenia mogące występować w logach serwerowych i usług infrastruktury.
• Preferencje dotyczące cookies: pseudonimowy identyfikator decyzji, data zdarzenia, rodzaj wyboru, wersja komunikatu i zgoda na opcjonalną analitykę.
• Dane dotyczące darowizn realizowanych przelewem bankowym, jeżeli Fundacja otrzymuje je w ramach obsługi rachunku i księgowości. Sama witryna Pomoc przygotowuje dane przelewu, ale nie pobiera numeru karty ani danych logowania do bankowości.
• Fotografie przedstawiające dzieci uczestniczące w działaniach Fundacji. Fundacja potwierdza posiadanie zgód rodziców lub opiekunów na wykorzystanie ich wizerunku w materiałach informacyjnych.

3. Cele przetwarzania

• Odpowiadanie na wiadomości i prowadzenie współpracy z darczyńcami lub wolontariuszami.
• Zapewnienie działania, integralności i bezpieczeństwa WordPressa oraz infrastruktury Azure.
• Zapamiętanie preferencji cookies i wykazywanie wyborów dotyczących zgody na opcjonalną analitykę.
• Obsługa rozliczeń darowizn oraz obowiązków księgowych i prawnych.
• Dokumentowanie i informowanie o działalności Fundacji z wykorzystaniem zdjęć dzieci w granicach udzielonych zgód.

Podstawy prawne przetwarzania zależnie od danego procesu: odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. a, c lub f RODO w zależności od konkretnego procesu. Samo wyświetlenie przycisku „Akceptuję” nie legalizuje innych operacji przetwarzania niezwiązanych z cookies.

4. Cookies i rejestr decyzji

Mechanizm HelpTana Cookie Consent zapisuje niezbędny cookie ht_cookie_consent dla domeny .helptana.org na maksymalnie 180 dni. Wybór użytkownika jest dodatkowo zapisany w centralnym rejestrze WordPressa: losowy identyfikator UUID, rodzaj decyzji, zgoda na analitykę, wersja informacji i czas UTC. Planowany okres przechowywania wpisów rejestru wynosi 12 miesięcy; usuwanie realizuje zadanie WP-Cron, które wymaga nadzoru.

Dedykowany rejestr zgód nie przechowuje adresów IP ani nagłówka User-Agent. Nie oznacza to, że odrębne logi usług hostingowych nie zawierają danych technicznych. Ustawienia można zmienić lub wycofać przez odnośnik w stopce serwisu. Szczegóły opisuje Polityka cookies.

5. Dostawcy i lokalizacja danych

Serwis Fundacji HelpTana działa w Microsoft Azure. WordPress App Service, serwer MySQL Flexible Server i powiązany magazyn aplikacji znajdują się w regionie West US 2 (USA). Dodatkowe konto Azure Storage znajduje się w regionie Poland Central (Polska). Azure Front Door i Azure Communication Services mają zasięg globalny; określenie „global” nie potwierdza lokalizacji wszystkich operacji na danych.

Microsoft publikuje Data Protection Addendum (DPA), wydanie z listopada 2026 r. oraz informacje o amerykańskich podmiotach objętych EU–US Data Privacy Framework. Decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności dotyczy uczestniczących w tym systemie organizacji z USA. Zakres wymagający indywidualnego ustalenia dla Fundacji: stosowalność warunków DPA i mechanizmu transferu w konkretnej subskrypcji Fundacji, podwykonawcy, retencja logów i zasady przetwarzania w usługach dodatkowych.

Podstawa transferu stosowana przez dostawcę: zgodnie z informacjami Microsoft dotyczącymi RODO, Microsoft wykorzystuje standardowe klauzule umowne (SCC) jako mechanizm przekazywania danych osobowych z EOG do państw trzecich w swoich usługach korporacyjnych. Microsoft posiada również certyfikację EU–US Data Privacy Framework, ale deklaruje, że nie opiera na niej takich transferów. Informacja o praktyce dostawcy nie zastępuje sprawdzenia warunków konkretnych usług i subskrypcji Fundacji.

Potwierdzona konfiguracja zasobów Azure (stan: 6 listopada 2026 r.)

• WordPress i baza danych: App Service Sklep i MySQL Flexible Server 46dcbd0c92-dbserver działają w regionie West US 2 (USA).
• Automatyczne kopie MySQL: skonfigurowany okres przywracania wynosi 7 dni, a opcja georedundantnych kopii bazy jest wyłączona (GeoBackup=Disabled). Nie jest to okres przechowywania wszystkich danych serwisu.
• Magazyn aplikacji: konto wpstorage46dcbd0c92 znajduje się w West US 2, z replikacją Standard_RAGRS do powiązanego regionu West Central US (USA).
• Dodatkowy magazyn: konto helptanaweb znajduje się w Poland Central i korzysta z lokalnej replikacji Standard_LRS.
• Usługi komunikacyjne: zasoby Azure Communication Services i Email Services mają ustawienie dataLocation=europe, a ich właściwość regionu zasobu to global. Nie jest to potwierdzenie lokalizacji wszystkich metadanych, logów i operacji sieciowych.

W audycie nie stwierdzono konfiguracji eksportu diagnostyki App Service do Azure Monitor. Nie oznacza to braku logów Microsoft ani WordPress. Retencja pozostałych logów, poczty i kopii nie została ustalona tym audytem i zależy od używanych usług.

6. Okresy przechowywania

• Cookie preferencji: do 180 dni od zapisu decyzji.
• Serwerowy rejestr zgód: docelowo 12 miesięcy (automatyczne czyszczenie WP-Cron).
• Korespondencja, logi techniczne i dokumentacja księgowa: okres przechowywania zależy od celu przetwarzania, kategorii danych, procedur Fundacji i obowiązujących wymogów prawa.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

W przypadkach przewidzianych przez RODO przysługują prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz wycofania zgody, jeżeli jest ona podstawą przetwarzania. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Skargę można złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Zmiany dokumentu

Aktualna wersja polityki powinna odzwierciedlać rzeczywiste wtyczki, narzędzia analityczne, płatności i dostawców używanych w serwisie. Przed uruchomieniem sklepu opublikujemy odrębne informacje dotyczące zamówień i obsługi płatności.